Fase de planificación de un proyecto

La planificación es una de las herramientas de gestión organizacional más importantes que funciona como un puente que conecta el presente con el futuro. La importancia de la planificación se destaca por el hecho de que los recursos (humanos, monetarios, recursos) son limitados y los cambios en las condiciones ambientales, como la situación política, económica, social y tecnológica, son impredecibles e inestables. Además, las organizaciones siempre están compitiendo por estos recursos limitados para poder utilizarlos para lograr sus objetivos.

La planificación ayuda a tener una previsión del futuro, es decir, de riesgos y cambios, y determina las estrategias a utilizar para obtener los resultados deseados. Las principales características de un calendario son:

La planificación obviamente se basa en previsiones y principalmente antes de realizar cualquier actividad es necesario determinar el tipo de actividad y la forma en que se lleva a cabo.

La planificación es un proceso de toma de decisiones, incluye la toma de decisiones sobre las estrategias a aplicar para alcanzar los objetivos deseados.

La planificación se centra en los resultados deseados. Es una herramienta para tener mayor confianza en la consecución de los objetivos en el plazo previsto.

La gestión de la planificación del proyecto es un proceso iterativo y debe continuar a lo largo de la vida del proyecto. El objetivo de la planificación del proyecto es garantizar que todo el trabajo requerido para la implementación y finalización del proyecto se haya considerado y evaluado adecuadamente.

El proceso de planificación del proyecto incluye la definición detallada de los objetivos, la descripción de las actividades (SOW), el desarrollo de la Estructura de Desglose del Trabajo, la estimación de costes y tiempos y la elaboración del presupuesto del proyecto. Las organizaciones para facilitar el trabajo en esta fase utilizan diferentes Software de Gestión de Proyectos .

En esta fase también se aplica marcos de trabajo como OKR que hablaremos mas adelante.

Hay muchos niveles de planificación de proyectos, que tienen en cuenta los siguientes componentes:

• alcance y objetivos del proyecto

• Entregables clave del proyecto.

• Programación

• Actividades de programación

• presupuesto y gastos

• Planeación de recursos

• Planificación de las comunicaciones

• Gestión de riesgos

• Gestión de los interesados

Un plan de gestión de proyectos efectivo establecerá el equipo clave y las delegaciones, los materiales y recursos necesarios, la asignación presupuestaria y el método de comunicación para mantener informados sobre el progreso a todos los miembros del equipo del proyecto, gerentes y partes interesadas.

Un camino claro dará a las empresas la confianza para implementar su proyecto al comprender los pasos clave y el orden de cada fase. Esto aclara los objetivos e identifica los procesos necesarios para lograr el entregable.

1. Resumen del caso de negocio

Un caso de negocio y la razón de la empresa para el proyecto. Este diagrama describe las razones para iniciar el proyecto, los beneficios y el retorno de la inversión. Si el proyecto es para resolver un problema, también debe describirse en el caso de negocio.

Luego, el esquema se presenta a los responsables de la toma de decisiones de la organización para su aprobación, explicando lo que se debe hacer, cómo se logrará y el presupuesto necesario para lograr estos objetivos.

2. Reunión de partes interesadas

Cada persona que tiene un interés abierto en el proyecto es una parte interesada, desde las personas responsables del éxito del proyecto hasta las que se benefician de él.

El plan del proyecto identificará a las partes interesadas, como las autoridades reguladoras. La celebración de reuniones con las partes interesadas es fundamental para compartir los objetivos del proyecto y las expectativas del resultado final.

3. Definición del alcance del proyecto

El alcance describe las actividades esenciales que las organizaciones deben emprender para cumplir con los resultados finales del proyecto, dando prioridad a lo que es esencial y no esencial para el uso más efectivo de los recursos.

Esto ayuda a prevenir la fluencia, que se refiere a cuando se utilizan recursos valiosos para actividades que no son vitales para el éxito del proyecto.

4. Objetivos

Las metas son más amplias que las metas, que son acciones específicas y medibles para lograr metas generales. Estos deben identificarse claramente en el esquema del caso de negocios y deben detallarse más en esta etapa.

5. Estructura del resultado final

El producto o servicio que representa el objetivo final del proyecto y el resultado final. Este término también puede describir las diversas medidas adoptadas para lograr el objetivo. Determinar cuál es el resultado final implica identificar expectativas claras de las partes interesadas.

6. Programa del proyecto

La planificación del proyecto se define por el tiempo y el presupuesto. Estos son los límites del proyecto que determinan cómo se asignan los recursos y las actividades. Todas las actividades se establecerán en un cronograma con el objetivo final como resultado final y las actividades de alto y bajo nivel también se identifican dentro del cronograma.

Por lo general, los programas se dividen en varias etapas conocidas como hitos. Esto marca el final de una fase del proyecto y el comienzo de la siguiente. En el cronograma del proyecto, las fechas pueden ser exactas (finales del 16 de mayo) o dentro de un rango pequeño (es decir, del 16 al 18 de mayo).

7. Asignación de actividades

Una vez que se establece el cronograma, cada tarea se asigna al equipo. Este equipo debe estar compuesto por miembros que tengan las habilidades, la experiencia y el tiempo para completar el proyecto.

Aquí se describen las funciones y responsabilidades de cada miembro, así como la calidad y los resultados esperados de cada actividad. Si la planificación lo permite, las personas pueden tener múltiples actividades en lugar de una sola.

Los planes de comunicación también deben describirse para que cada persona sepa cómo hacer preguntas, comunicarse con otros miembros para obtener información y materiales, e informar al gerente del proyecto.

8. Evaluación de riesgos

Todos los proyectos implican riesgos en cierta medida, debido a factores internos o externos. Estas interrupciones potenciales pueden afectar el alcance, el tiempo y los gastos, lo que a su vez afecta la planificación, los recursos y el presupuesto. Esto significa un plan flexible y esencial. Si el calendario o el presupuesto es demasiado ajustado, las consecuencias de los obstáculos y problemas que se presenten serán mucho más graves.

El seguimiento continuo del progreso del proyecto es una forma de gestionar el riesgo de sobrepresupuestar o no cumplir con los plazos. Por ejemplo, al comparar el progreso con las expectativas esperadas para esa fase, las empresas pueden evaluar si se están desempeñando por debajo o por encima de las expectativas.

9. Informes de progreso

En definitiva, el éxito del proyecto se define por responder a las expectativas de los stakeholders. Mantener informadas a las partes interesadas clave a medida que avanza el proyecto es esencial, ya que tienen un interés personal en los resultados.

Las reuniones regulares son clave y los informes de progreso en persona y virtualmente aplacarán a las partes interesadas y les darán la oportunidad de plantear preguntas o inquietudes en el camino.