La planificación y la carga de trabajo necesarias para administrar y completar un proyecto pueden parecer insuperables al principio. En lugar de tirarte por la ventana de la oficina, aborda el proyecto dividiéndolo en partes fáciles de administrar y organiza los esfuerzos necesarios en pasos claros. Expliquemos cómo.
La mayoría de los proyectos se desarrollan en 5 fases: inicio, planificación, ejecución, control y conclusión. Cada una de estas fases contiene actividades específicas que lo ayudarán a lograr los objetivos de su proyecto.
1. Puesta en marcha
En esta fase, se encontrará evaluando la idea del proyecto junto con su equipo: ¿está vinculado al negocio principal de nuestra empresa? ¿Somos capaces de hacerlo realidad? ¿Se beneficiará nuestro negocio de ello? Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, entonces puede comenzar a definir el alcance del proyecto o los resultados que desea lograr e identificar a los socios potenciales. En consecuencia, si su proyecto requiere un estudio de factibilidad, este es el momento adecuado para hacerlo.
El resultado final de esta fase es un plan de proyecto, que debe ser aprobado por todas las partes involucradas. La aprobación evitará malentendidos y falsas expectativas en las etapas posteriores.
2. Planificación
En esta fase crucial se trazan las líneas maestras del proyecto. Estos incluyen (pero no se limitan a):
- establecer metas y objetivos concretos
- costo estimado
- definir el rango de acción y los resultados a lograr
Este plan de proyecto contendrá información sobre cómo obtener recursos y cómo producir documentación de calidad, gestionar riesgos y circunstancias inesperadas, comunicarse dentro del equipo y con partes interesadas externas, y mucho más. Idealmente, también incluirá una línea de tiempo clara con información detallada sobre lo que debería suceder y cuándo. La mejor manera de hacer esto es establecer objetivos intermedios: objetivos de alto nivel con plazos claros.
Con respecto a esta fase: no te apegues demasiado a tu planificación. A veces, las cosas no funcionan exactamente como imaginabas: un miembro de tu equipo puede enfermarse o algunas actividades pueden ser más desafiantes de lo que esperabas. Como gestor del proyecto, tu tarea es monitorear el alcance, el tiempo y el presupuesto del proyecto y, si es necesario, adaptar estos aspectos para garantizar que se cumplan los objetivos.
3. Ejecución
En la mayoría de los casos, la ejecución es el momento en que el proyecto gana visibilidad desde el exterior. Esta fase generalmente comienza con una reunión inicial en la que se informa a cada miembro del equipo sobre sus actividades y los detalles importantes del proyecto. En esta fase nos enfocamos en crear una documentación completa y precisa. Su función como gerente de proyecto es distribuir los recursos de manera uniforme y ayudar a los miembros del equipo a mantenerse enfocados en sus tareas. Esto también significa que el éxito de la fase de ejecución de un proyecto depende estrictamente de la precisión con la que haya seguido la fase de planificación.
4. Seguimiento y control
Esta fase a menudo se superpone con la fase de ejecución. Durante un proyecto, deberá monitorear el estado de las entregas y programar reuniones de equipo periódicamente para asegurarse de mantenerse al día. En esta etapa deberá estar alerta a posibles desviaciones de los objetivos predefinidos.
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5. Conclusión o entrega
Un proyecto se define como completado cuando se entrega formalmente el producto completo y se informa a todas las partes interesadas. Pero antes de que esto suceda, es recomendable reunir al equipo y evaluar el proyecto en conjunto: ¿qué funcionó y qué podría haber sido mejor? Esto le permitirá evitar errores similares en el futuro y le permitirá establecer procesos más estables y crear equipos más eficientes.
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