Fase de planificación de un proyecto

La planificación es una de las herramientas de gestión organizacional más importantes que funciona como un puente que conecta el presente con el futuro. La importancia de la planificación se destaca por el hecho de que los recursos (humanos, monetarios, recursos) son limitados y los cambios en las condiciones ambientales, como la situación política, económica, social y tecnológica, son impredecibles e inestables. Además, las organizaciones siempre están compitiendo por estos recursos limitados para poder utilizarlos para lograr sus objetivos.

La planificación ayuda a tener una previsión del futuro, es decir, de riesgos y cambios, y determina las estrategias a utilizar para obtener los resultados deseados. Las principales características de un calendario son:

La planificación obviamente se basa en previsiones y principalmente antes de realizar cualquier actividad es necesario determinar el tipo de actividad y la forma en que se lleva a cabo.

La planificación es un proceso de toma de decisiones, incluye la toma de decisiones sobre las estrategias a aplicar para alcanzar los objetivos deseados.

La planificación se centra en los resultados deseados. Es una herramienta para tener mayor confianza en la consecución de los objetivos en el plazo previsto.

La gestión de la planificación del proyecto es un proceso iterativo y debe continuar a lo largo de la vida del proyecto. El objetivo de la planificación del proyecto es garantizar que todo el trabajo requerido para la implementación y finalización del proyecto se haya considerado y evaluado adecuadamente.

El proceso de planificación del proyecto incluye la definición detallada de los objetivos, la descripción de las actividades (SOW), el desarrollo de la Estructura de Desglose del Trabajo, la estimación de costes y tiempos y la elaboración del presupuesto del proyecto. Las organizaciones para facilitar el trabajo en esta fase utilizan diferentes Software de Gestión de Proyectos .

En esta fase también se aplica marcos de trabajo como OKR que hablaremos mas adelante.

Hay muchos niveles de planificación de proyectos, que tienen en cuenta los siguientes componentes:

• alcance y objetivos del proyecto

• Entregables clave del proyecto.

• Programación

• Actividades de programación

• presupuesto y gastos

• Planeación de recursos

• Planificación de las comunicaciones

• Gestión de riesgos

• Gestión de los interesados

Un plan de gestión de proyectos efectivo establecerá el equipo clave y las delegaciones, los materiales y recursos necesarios, la asignación presupuestaria y el método de comunicación para mantener informados sobre el progreso a todos los miembros del equipo del proyecto, gerentes y partes interesadas.

Un camino claro dará a las empresas la confianza para implementar su proyecto al comprender los pasos clave y el orden de cada fase. Esto aclara los objetivos e identifica los procesos necesarios para lograr el entregable.

1. Resumen del caso de negocio

Un caso de negocio y la razón de la empresa para el proyecto. Este diagrama describe las razones para iniciar el proyecto, los beneficios y el retorno de la inversión. Si el proyecto es para resolver un problema, también debe describirse en el caso de negocio.

Luego, el esquema se presenta a los responsables de la toma de decisiones de la organización para su aprobación, explicando lo que se debe hacer, cómo se logrará y el presupuesto necesario para lograr estos objetivos.

2. Reunión de partes interesadas

Cada persona que tiene un interés abierto en el proyecto es una parte interesada, desde las personas responsables del éxito del proyecto hasta las que se benefician de él.

El plan del proyecto identificará a las partes interesadas, como las autoridades reguladoras. La celebración de reuniones con las partes interesadas es fundamental para compartir los objetivos del proyecto y las expectativas del resultado final.

3. Definición del alcance del proyecto

El alcance describe las actividades esenciales que las organizaciones deben emprender para cumplir con los resultados finales del proyecto, dando prioridad a lo que es esencial y no esencial para el uso más efectivo de los recursos.

Esto ayuda a prevenir la fluencia, que se refiere a cuando se utilizan recursos valiosos para actividades que no son vitales para el éxito del proyecto.

4. Objetivos

Las metas son más amplias que las metas, que son acciones específicas y medibles para lograr metas generales. Estos deben identificarse claramente en el esquema del caso de negocios y deben detallarse más en esta etapa.

5. Estructura del resultado final

El producto o servicio que representa el objetivo final del proyecto y el resultado final. Este término también puede describir las diversas medidas adoptadas para lograr el objetivo. Determinar cuál es el resultado final implica identificar expectativas claras de las partes interesadas.

6. Programa del proyecto

La planificación del proyecto se define por el tiempo y el presupuesto. Estos son los límites del proyecto que determinan cómo se asignan los recursos y las actividades. Todas las actividades se establecerán en un cronograma con el objetivo final como resultado final y las actividades de alto y bajo nivel también se identifican dentro del cronograma.

Por lo general, los programas se dividen en varias etapas conocidas como hitos. Esto marca el final de una fase del proyecto y el comienzo de la siguiente. En el cronograma del proyecto, las fechas pueden ser exactas (finales del 16 de mayo) o dentro de un rango pequeño (es decir, del 16 al 18 de mayo).

7. Asignación de actividades

Una vez que se establece el cronograma, cada tarea se asigna al equipo. Este equipo debe estar compuesto por miembros que tengan las habilidades, la experiencia y el tiempo para completar el proyecto.

Aquí se describen las funciones y responsabilidades de cada miembro, así como la calidad y los resultados esperados de cada actividad. Si la planificación lo permite, las personas pueden tener múltiples actividades en lugar de una sola.

Los planes de comunicación también deben describirse para que cada persona sepa cómo hacer preguntas, comunicarse con otros miembros para obtener información y materiales, e informar al gerente del proyecto.

8. Evaluación de riesgos

Todos los proyectos implican riesgos en cierta medida, debido a factores internos o externos. Estas interrupciones potenciales pueden afectar el alcance, el tiempo y los gastos, lo que a su vez afecta la planificación, los recursos y el presupuesto. Esto significa un plan flexible y esencial. Si el calendario o el presupuesto es demasiado ajustado, las consecuencias de los obstáculos y problemas que se presenten serán mucho más graves.

El seguimiento continuo del progreso del proyecto es una forma de gestionar el riesgo de sobrepresupuestar o no cumplir con los plazos. Por ejemplo, al comparar el progreso con las expectativas esperadas para esa fase, las empresas pueden evaluar si se están desempeñando por debajo o por encima de las expectativas.

9. Informes de progreso

En definitiva, el éxito del proyecto se define por responder a las expectativas de los stakeholders. Mantener informadas a las partes interesadas clave a medida que avanza el proyecto es esencial, ya que tienen un interés personal en los resultados.

Las reuniones regulares son clave y los informes de progreso en persona y virtualmente aplacarán a las partes interesadas y les darán la oportunidad de plantear preguntas o inquietudes en el camino.

El Project Brief

 El Project Brief

 

Un Project Brief es ese documento esencial que define los requisitos del cliente principal para el proyecto.

 

Por lo general, cualquier proyecto comienza con este documento. Un ejecutor envía el brief al cliente, quien debe concretar el proyecto. En función de los datos proporcionados, usted inicia el período previo a la realización del proyecto o una mayor discusión sobre los detalles.

 

Un buen resumen debe contener toda la información clave sobre el proyecto del cliente y los negocios que un ejecutor necesita para evaluar y continuar con el desarrollo del proyecto.

 

Debes darte cuenta: no existe una plantilla de resumen universal. Cada tipo de proyecto (diseño, desarrollo web, desarrollo de aplicaciones móviles, relaciones públicas, etc.) requiere diferentes informes. Sin embargo, la estructura breve general sigue siendo la misma en la mayoría de los casos. Son los elementos específicos del nicho los que varían.

 

Al delinear resúmenes, la cantidad de datos requeridos también puede variar significativamente. En ciertos casos, unas pocas frases muy breves y generales son suficientes (cuando el resumen tiene solo 1 o 2 páginas), mientras que en otros casos todos los puntos principales del proyecto deben establecerse en detalle (entonces el resumen puede extenderse hasta 10-2 páginas). 20 páginas).

 

He aquí una fórmula ganadora rápida para los resúmenes: al principio, las 5 o 6 preguntas más importantes, destinadas a obtener la información crucial sin la que no puede comenzar; siguiente: información adicional detallada que puede ser necesaria durante la fase de trabajo.

 

A continuación, se muestra la lista de las preguntas más comunes que es probable que encuentre en cualquier resumen:

 

• Perfil de la empresa/ descripción del cliente:
• Descripción del Proyecto
• Requerimientos técnicos
• Presupuesto del proyecto
• Cronograma y plazos del proyecto

 

La fase de puesta en marcha de un proyecto

La fase de puesta en marcha (también denominada fase de concepción o definición) debe dividirse en tres subfases:

1. Subfase de "identificación", en la que se desarrollan las siguientes actividades:

• identificación de problemas y/o necesidades insatisfechas en un determinado contexto socioeconómico;
• identificación del grupo objetivo que expresa ciertas necesidades y/o debe superar ciertas criticidades (beneficiarios directos e indirectos del proyecto);
• identificación de posibles soluciones para los problemas encontrados por el grupo objetivo (hablando generalmente del “desarrollo de la idea clave” del proyecto);
• identificación de las partes interesadas que se involucrarán en el proyecto (y también de las que no se involucrarán, incluidas las "partes perjudicadas", es decir, aquellas partes interesadas que, por diversas razones, pueden sufrir pérdidas, económicas y de otro tipo, debido al proyecto y que , por lo tanto, trabajará para dificultar su realización).

 

La subfase de identificación no requiere necesariamente la elaboración de documentos estructurados. Si es necesario, se puede redactar una breve nota con las primeras ideas sobre el proyecto, haciendo uso también de un sencillo cuadro sinóptico que, en consonancia con la jerga anglosajona muy utilizada en Project Management , se podría denominar “project brief”.

 

2 . Subfase de "análisis" (que puede considerarse una especie de estudio de "prefactibilidad"):

• análisis detallado de los problemas/necesidades (recuerde, por ejemplo, que en todos los "estudios de factibilidad" uno de los ejes es el análisis de la demanda);
• análisis en profundidad de los beneficiarios directos e indirectos del proyecto y sus problemas/necesidades;
• análisis de la pertinencia de las soluciones hipotetizadas para los problemas encontrados por el grupo destinatario y también de su viabilidad (cuidando que las soluciones no solo sean pertinentes, sino también compatibles con los hábitos/rutinas de los destinatarios y, en la medida de lo posible, se desarrollan involucrándolos directamente en su identificación);
• análisis de los stakeholders, del tipo de contribución que los socios podrían hacer al proyecto y también de las posibles acciones impedimento por parte de los “perjudicados”.

 

La subfase de análisis debe cerrarse con la elaboración del " caso de negocio " que, en mi opinión, debe ser un documento muy sencillo, destinado únicamente a describir en términos concisos los "términos de la pregunta" (el "caso" en hecho), con el objetivo de establecer ideas respecto a las razones que llevan a formular un determinado proyecto. Para usar la jerga utilizada por varias direcciones generales de la Comisión Europea, este documento también podría denominarse “nota conceptual”.

3 . Subfase de "formulación", en la que se realizan las siguientes actividades:

• formulación de la estrategia;
• definición del alcance (“alcance") Del proyecto (entendiendo por "alcance" del proyecto la identificación clara de lo que es factible y debe incluirse en el proyecto y lo que no debe incluirse);
• identificación de las principales acciones del proyecto, hitos (puntos de inflexión del proyecto) y entregables (productos a entregar al cliente, que pueden ser casos de estudio en el caso de la elaboración de un plan de desarrollo local, prototipos del producto final encargado por una empresa cliente);
• estimación de los plazos de las principales fases de las actividades (y de todo el proyecto), de los costos y posibles riesgos de " desplazamiento del alcance ", entendido como los riesgos de una expansión, durante la construcción, del alcance y, por lo tanto, de las actividades a realizar;
• identificación de los supuestos y principales riesgos del proyecto (los supuestos son variables externas al proyecto o también situaciones de contexto bastante conocidas y/o predecibles, pero sobre las que no se puede intervenir).

 

La subfase de formulación -que cierra la fase de puesta en marcha- se expresa en la elaboración de una "propuesta de proyecto" (que también podría denominarse "anteproyecto" o, para usar un idioma inglés ampliamente utilizado, como "declaración de trabajo").

Funciones útiles en una linea con JAVA 8

Tenemos nueva receta, esta vez de Java 8!!!!!

PROBLEMA:

Con la publicación de java8 muchos métodos que antes nos ocupaban muchas lineas se pueden hacer ahora en una, sobre todo aquellas que implican jugar con mapas, colecciones y fechas. Así que en esta receta iré subiendo las típicas funciones que todos tenemos en nuestro código y que son ahora mucho más "fáciles" de hacer.

Aún así, algunas de estas funciones se pueden hacer sin java8 usando alguna librería, cuando así sea pondré la alternativa para aquellos que aún no podéis usan el nuevo java en sus proyectos.

SOLUCIÓN:

Sumar los elementos de una lista:

   
final List<Integer> lista = Arrays.asList(new Integer[] { 1, 2, 3, 4 });

// con java8
final int suma = lista.stream().mapToInt(a -> a).sum();

Hacer la media de los elementos de una lista:1

   
final List<Integer> lista = Arrays.asList(new Integer[] { 1, 2, 3, 4 });

// con java8
final double media = lista.stream().mapToDouble(a -> a).average().getAsDouble();

Obtener una lista sólo los elementos que cumplan una condicion:

   
final List<Integer> lista = Arrays.asList(new Integer[] { 1, 2, 3, 4 });

// con java8
final List<Integer> listaMayoresQueDosJava8 = lista.stream().filter(a -> a > 2).collect(Collectors.toList());

// sin necesidad java 8 pero con guava
final Collection<Integer> listaMayoresQueDosGuava = Collections2.filter(lista, new Predicate<Integer>() {
    @Override
    public boolean apply(final Integer input) {
        return input > 2;
    }
});

Crear una lista con una propiedad de los elementos de otra lista:

   
// supongo que tengo la tipica clase Tienda con id y nombre
final List<Tienda> listaTiendas = new ArrayList<Tienda>() {
            {
                add(new Tienda(1, "Tienda 1"));
                add(new Tienda(2, "Tienda 2"));
                add(new Tienda(3, "Tienda 3"));
            }
        };

// con java8
final List<Integer> listaIdsJava8 = listaTiendas.stream().map(a -> a.getId()).collect(Collectors.toList());

// sin necesidad java 8 pero con guava
final Collection<Integer> listaIdsGuava = Collections2.transform(listaTiendas, new Function<Tienda, Integer>() {
    @Override
    public Integer apply(final Tienda input) {
        return input.getId();
    }
});

Calcular los días entre dos fechas:

   
// con java8
import java.time.LocalDate;
import java.time.Period;
final LocalDate hoy = LocalDate.now();
final LocalDate finAno = LocalDate.now().with(TemporalAdjusters.lastDayOfYear());
final int diasHastaFinAnoJava8 = Period.between(hoy, finAno).getDays();

// sin necesidad java 8 pero con joda-time
import org.joda.time.Days;
import org.joda.time.LocalDate;
final LocalDate hoy = new LocalDate();
final LocalDate finAno = hoy.monthOfYear().withMaximumValue().dayOfMonth().withMaximumValue();
final int diasHastaFinAnoJoda = Days.daysBetween(hoy, finAno).getDays();




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Fases de un proyecto

La planificación y la carga de trabajo necesarias para administrar y completar un proyecto pueden parecer insuperables al principio. En lugar de tirarte por la ventana de la oficina, aborda el proyecto dividiéndolo en partes fáciles de administrar y organiza los esfuerzos necesarios en pasos claros. Expliquemos cómo.

 

La mayoría de los proyectos se desarrollan en 5 fases: inicio, planificación, ejecución, control y conclusión. Cada una de estas fases contiene actividades específicas que lo ayudarán a lograr los objetivos de su proyecto.

 

1. Puesta en marcha

En esta fase, se encontrará evaluando la idea del proyecto junto con su equipo: ¿está vinculado al negocio principal de nuestra empresa? ¿Somos capaces de hacerlo realidad? ¿Se beneficiará nuestro negocio de ello? Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, entonces puede comenzar a definir el alcance del proyecto o los resultados que desea lograr e identificar a los socios potenciales. En consecuencia, si su proyecto requiere un estudio de factibilidad, este es el momento adecuado para hacerlo.

 

El resultado final de esta fase es un plan de proyecto, que debe ser aprobado por todas las partes involucradas. La aprobación evitará malentendidos y falsas expectativas en las etapas posteriores.

 

 

2. Planificación

En esta fase crucial se trazan las líneas maestras del proyecto. Estos incluyen (pero no se limitan a):

 

• establecer metas y objetivos concretos
• costo estimado
• definir el rango de acción y los resultados a lograr

 

Este plan de proyecto contendrá información sobre cómo obtener recursos y cómo producir documentación de calidad, gestionar riesgos y circunstancias inesperadas, comunicarse dentro del equipo y con partes interesadas externas, y mucho más. Idealmente, también incluirá una línea de tiempo clara con información detallada sobre lo que debería suceder y cuándo. La mejor manera de hacer esto es establecer objetivos intermedios: objetivos de alto nivel con plazos claros.

 

Con respecto a esta fase: no te apegues demasiado a tu planificación. A veces, las cosas no funcionan exactamente como imaginabas: un miembro de tu equipo puede enfermarse o algunas actividades pueden ser más desafiantes de lo que esperabas. Como gestor del proyecto, tu tarea es monitorear el alcance, el tiempo y el presupuesto del proyecto y, si es necesario, adaptar estos aspectos para garantizar que se cumplan los objetivos.

 

3. Ejecución

En la mayoría de los casos, la ejecución es el momento en que el proyecto gana visibilidad desde el exterior. Esta fase generalmente comienza con una reunión inicial en la que se informa a cada miembro del equipo sobre sus actividades y los detalles importantes del proyecto. En esta fase nos enfocamos en crear una documentación completa y precisa. Su función como gerente de proyecto es distribuir los recursos de manera uniforme y ayudar a los miembros del equipo a mantenerse enfocados en sus tareas. Esto también significa que el éxito de la fase de ejecución de un proyecto depende estrictamente de la precisión con la que haya seguido la fase de planificación.

 

4. Seguimiento y control

Esta fase a menudo se superpone con la fase de ejecución. Durante un proyecto, deberá monitorear el estado de las entregas y programar reuniones de equipo periódicamente para asegurarse de mantenerse al día. En esta etapa deberá estar alerta a posibles desviaciones de los objetivos predefinidos.

 

¿Quiere minimizar el número de reuniones de actualización? Existe software de gestión de proyectos basado en la nube permite a los miembros del equipo actualizar el progreso de su negocio en tiempo real.

 

5. Conclusión o entrega

Un proyecto se define como completado cuando se entrega formalmente el producto completo y se informa a todas las partes interesadas. Pero antes de que esto suceda, es recomendable reunir al equipo y evaluar el proyecto en conjunto: ¿qué funcionó y qué podría haber sido mejor? Esto le permitirá evitar errores similares en el futuro y le permitirá establecer procesos más estables y crear equipos más eficientes.

Los OKR

Una buena estrategia de planificación de objetivos de negocio y medición de resultados es un elemento clave y estratégico de diferenciación de una empresa.

 

El método OKR es una de las herramientas que permite poner en práctica esta estrategia, independientemente del tamaño, categoría y sector de actividad de la organización.

 

Pero empecemos por dar una definición.

 

¿Qué significa OKR?

El acrónimo OKR significa Objetive and Key Results, en español objetivos y resultados clave. Además de ser un método eficaz de establecimiento de objetivos y seguimiento del progreso, los OKR se pueden utilizar para alinear e involucrar a todos los miembros de la empresa para que se cumplan los objetivos comerciales .

 

Elementos esenciales de la metodología OKR

En primer lugar, para comprender cómo funciona el método OKR, es importante comprender sus elementos esenciales:

 

Objetivo: Cada organización tiene una meta general a largo plazo, que representa la meta a alcanzar en otras palabras, su misión. De ahí es posible derivar una serie de otros objetivos que, bien definidos, pueden ayudar a la empresa a trazar mejor hacia dónde quiere ir. Pero, para ser verdaderamente útiles, estos objetivos deberán ser claros y significativos, tanto para la organización como para el individuo.

 

Key Results: Cada objetivo tiene sus propios resultados clave. Los resultados clave se pueden utilizar para responder a la pregunta "¿cómo sé que voy en la dirección correcta?" y por lo tanto representan un buen método para medir el progreso.

Para estar seguros de que se logra el objetivo, necesitamos definir resultados clave que son:

• coherente con el objetivo,
• realista,
• específico,
• medible,
• delimitado, por número y tiempo,
• y estructurado en varios niveles: desde el individuo hasta el equipo y toda la organización.

 

medición: La evaluación de la gestión de objetivos es uno de los pasos más importantes en el proceso de "objetivos - resultados clave - medición" porque le permite volver a alinear las prioridades. De hecho, si de la medición surgiera de que los resultados obtenidos no fueron suficientes para lograr los objetivos, sería necesario comprender por qué y, si es necesario, corregir la estrategia.

Sin embargo, la evaluación no debe hacerse para castigar o premiar al individuo. También porque lo que el método OKR pretende hacer es permitir que cada individuo, desde gerentes hasta empleados individuales, establezca sus propios resultados clave de forma independiente.

Beneficios de OKR

En general, OKR es un método que pueden utilizar las empresas para reorganizar de forma rápida y sencilla toda la vida del negocio. Pero ¿cuáles son los beneficios concretos de este proceso?

 

Mayor colaboración e implicación. La creación de OKRs es un trabajo en equipo, que hace que cada individuo se sienta involucrado en el proceso y, al mismo tiempo, responsable de la consecución de los objetivos individuales y de negocio.

 

Centrarse en los objetivos clave. Trabajando individualmente sobre pequeños objetivos, divididos en un breve periodo de tiempo y periódicamente revisables, es posible comprobar en todo momento que las acciones individuales emprendidas están en consonancia tanto con los resultados clave como con los objetivos más generales que se han fijado y, si es necesario, corregir la estrategia de manera oportuna. De esta forma, se obtiene una implicación más efectiva de las personas y mayores posibilidades de consecución de los objetivos.

 

Mayor transparencia. Los objetivos, los resultados a obtener para lograr los objetivos y su medición deben ser visibles para cualquier persona dentro de la organización, con el fin de trabajar todos, en una misma dirección, para lograr un propósito compartido.

OKR: herramienta fundamental para alinear objetivos y resultados involucrando a todos los niveles de la organización en la estrategia de negocio

En definitiva, fijar objetivos, jerarquizar las acciones a realizar en función de su importancia y prioridad, y medir el progreso en función de los resultados obtenidos son actividades imprescindibles para cualquier empresa, pero los OKR pueden conducir a algo más.

 

Este nuevo método de trabajo interno es, de hecho, una herramienta importante para alinear los objetivos y los resultados a alcanzar, en todos los niveles de la organización, pero también para aumentar la participación de cada individuo en la estrategia comercial corporativa.