La fase de puesta en marcha de un proyecto

La fase de puesta en marcha (también denominada fase de concepción o definición) debe dividirse en tres subfases:

1. Subfase de "identificación", en la que se desarrollan las siguientes actividades:

• identificación de problemas y/o necesidades insatisfechas en un determinado contexto socioeconómico;
• identificación del grupo objetivo que expresa ciertas necesidades y/o debe superar ciertas criticidades (beneficiarios directos e indirectos del proyecto);
• identificación de posibles soluciones para los problemas encontrados por el grupo objetivo (hablando generalmente del “desarrollo de la idea clave” del proyecto);
• identificación de las partes interesadas que se involucrarán en el proyecto (y también de las que no se involucrarán, incluidas las "partes perjudicadas", es decir, aquellas partes interesadas que, por diversas razones, pueden sufrir pérdidas, económicas y de otro tipo, debido al proyecto y que , por lo tanto, trabajará para dificultar su realización).

 

La subfase de identificación no requiere necesariamente la elaboración de documentos estructurados. Si es necesario, se puede redactar una breve nota con las primeras ideas sobre el proyecto, haciendo uso también de un sencillo cuadro sinóptico que, en consonancia con la jerga anglosajona muy utilizada en Project Management , se podría denominar “project brief”.

 

2 . Subfase de "análisis" (que puede considerarse una especie de estudio de "prefactibilidad"):

• análisis detallado de los problemas/necesidades (recuerde, por ejemplo, que en todos los "estudios de factibilidad" uno de los ejes es el análisis de la demanda);
• análisis en profundidad de los beneficiarios directos e indirectos del proyecto y sus problemas/necesidades;
• análisis de la pertinencia de las soluciones hipotetizadas para los problemas encontrados por el grupo destinatario y también de su viabilidad (cuidando que las soluciones no solo sean pertinentes, sino también compatibles con los hábitos/rutinas de los destinatarios y, en la medida de lo posible, se desarrollan involucrándolos directamente en su identificación);
• análisis de los stakeholders, del tipo de contribución que los socios podrían hacer al proyecto y también de las posibles acciones impedimento por parte de los “perjudicados”.

 

La subfase de análisis debe cerrarse con la elaboración del " caso de negocio " que, en mi opinión, debe ser un documento muy sencillo, destinado únicamente a describir en términos concisos los "términos de la pregunta" (el "caso" en hecho), con el objetivo de establecer ideas respecto a las razones que llevan a formular un determinado proyecto. Para usar la jerga utilizada por varias direcciones generales de la Comisión Europea, este documento también podría denominarse “nota conceptual”.

3 . Subfase de "formulación", en la que se realizan las siguientes actividades:

• formulación de la estrategia;
• definición del alcance (“alcance") Del proyecto (entendiendo por "alcance" del proyecto la identificación clara de lo que es factible y debe incluirse en el proyecto y lo que no debe incluirse);
• identificación de las principales acciones del proyecto, hitos (puntos de inflexión del proyecto) y entregables (productos a entregar al cliente, que pueden ser casos de estudio en el caso de la elaboración de un plan de desarrollo local, prototipos del producto final encargado por una empresa cliente);
• estimación de los plazos de las principales fases de las actividades (y de todo el proyecto), de los costos y posibles riesgos de " desplazamiento del alcance ", entendido como los riesgos de una expansión, durante la construcción, del alcance y, por lo tanto, de las actividades a realizar;
• identificación de los supuestos y principales riesgos del proyecto (los supuestos son variables externas al proyecto o también situaciones de contexto bastante conocidas y/o predecibles, pero sobre las que no se puede intervenir).

 

La subfase de formulación -que cierra la fase de puesta en marcha- se expresa en la elaboración de una "propuesta de proyecto" (que también podría denominarse "anteproyecto" o, para usar un idioma inglés ampliamente utilizado, como "declaración de trabajo").